Des outils pour vous aider à satisfaire aux exigences et à collecter des données en toute conformité avec Qualifio
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union Européenne entrera en vigueur le 25 mai prochain. Il ne vous reste donc que 5 semaines pour vous conformer au nouveau règlement ! Les organisations qui conservent ou traitent les données personnelles de ressortissants européens doivent être capables d’identifier, de protéger, et de gérer ces données, même si ces organisations ne se situent pas en Europe.
→ Découvrez comment constituer un registre des activités de traitement en vertu du RGPD
Depuis quelques mois maintenant, Qualifio vous propose des outils pour vous aider à vous préparer et à respecter les exigences du RGPD : des ressources gratuites pour évaluer vos besoins, des ateliers dédiés pour vous accompagner dans l’implémentation des mesures nécessaires, et aujourd’hui de nouvelles fonctionnalités afin de vous aider à maintenir la conformité de vos activités data réalisées avec Qualifio.
Notre boîte à outils RGPD a été développée sur base d’une API. Si vous désirez obtenir plus d’infos, notre bac à sable (‘sandbox’) ainsi que de la documentation sont disponibles sur demande.
Le 25 avril 2018 à 11h00, notre Chef de Produit et notre Directeur Marketing se feront un plaisir de vous montrer toutes les possibilités offertes par la Boîte à outils RGPD afin de garder un contrôle total sur vos données. Ils passeront en revue les fonctionnalités principales vous permettant de mener une politique data 100% conforme, et partagerons des bonnes pratiques et exemples de formulaires « RGPD-friendly » pour collecter le consentement des utilisateurs en vertu du RGPD.
La boîte à outils RGPD de Qualifio
Notre boîte à outils RGPD est disponible aux utilisateurs de Qualifio et leur fournit les outils nécessaires pour se conformer au RGPD de manière démontrable lorsqu’ils collectent des données via des campagnes interactives réalisées avec Qualifio. Voici une explication de ce que prend en compte cette boîte à outils.
1. Le droit à l’effacement
Le RGPD confère le droit aux individus de faire effacer toutes les données personnelles les concernant, droit également connu sous le nom de “droit à l’oubli”. La première option de notre boîte à outils vous permet d’effacer un groupe de données collectées sur une période déterminée ou d’effacer manuellement les données concernant un utilisateur à sa demande.
Ces actions supprimeront toutes les données personnelles du CRM de Qualifio, les participations à vos campagnes, et les données de coregistration. Votre DPD peut également établir des règles automatiques d’effacement des données personnelles après un certain nombre de semaines ou de mois conformément à votre politique de conservation des données, par exemple.
2. Le droit à la portabilité
Le droit à la portabilité des données permet à la personne concernée d’obtenir toutes les données que le responsable du traitement possède sur elle et de les réutiliser à des fins qui lui sont propres (soit conserver les données pour un usage personnel, soit les transmettre à une autre organisation). Ce second nouveau module vous permet d’exporter toutes les données concernant un utilisateur et de les lui remettre.
3. Le droit à l’information
Vos clients ou prospects doivent être informés de comment votre organisation traite les données personnelles. Grâce à cette troisième fonctionnalité, vous pourrez centraliser vos déclarations de confidentialité et conserver différents textes par défaut. Ceux-ci pourront ensuite être utilisés à deux endroits dans vos campagnes : sous le formulaire et/ou derrière un bouton dans le menu principal, accessible en tout temps. En outre, votre politique vie privée peut être spécifique à chacun de vos sites web.
4. Un contrôle sur la manipulation des données
Toutes les manipulations importantes touchant aux données personnelles devront être approuvées par votre Délégué à la Protection des Données (DPD). De telles demandes feront donc l’objet d’un examen par votre ce dernier, qui pourra accepter ou refuser que votre action soit exécutée.
5. L’examen des logs d’accès
Les logs d’accès fournissent des informations sur toutes les activités importantes réalisées dans votre compte Qualifio. Avec cette nouvelle fonctionnalité, votre DPD peut savoir qui a accédé à ou exporté les statistiques d’une campagnes, des données issues du CRM, les statistiques liées à l’usage global de votre compte, des données relatives aux opt-ins ou à la coregistration, ou encore la liste des utilisateurs Qualifio. Le DPD peut également suivre les campagnes supprimées ou dont les données ont été purgées.
6. Une vue d’ensemble des champs d’identification
Le RGPD établit une distinction claire entre les données sensibles (toute donnée qui révèle l’origine ethnique, l’orientation politique, ou encore les croyances religieuses d’un utilisateur, entre autres) et les données “non sensibles”. Les données collectées par les clients de Qualifio ne constituent a priori pas des données sensibles. Et grâce à cette nouvelle section, votre DPD pourra en avoir le coeur net en vérifiant qu’aucune donnée n’est collectée à travers un formulaire dans Qualifio sans accord préalable de l’utilisateur.
7. La désignation d’un DPD
Nous avons développé la boîte à outils RGPD en gardant à l’esprit que les DPD sont les personnes responsables de la protection des données et qu’ils doivent garantir le respect des exigences du RGPD. L’ensemble des nouvelles fonctionnalités donne aux DPD un contrôle total sur toutes les opérations liées à la collecte de données dans l’outil Qualifio. Non seulement devra-t-il approuver toute demande importante de manipulation de données personnelles, mais il pourra également voir les logs d’accès et activer des règles automatiques relatives à la conservation des données :
8. De la documentation RGPD de Qualifio
Dans cette section, vous aurez accès en tout temps à l’information la plus récente sur nos clauses et mesures organisationnelles relatives à la protection des données personnelles.
Lire aussi : Qualifio ajoute de nouvelles fonctionnalités à sa Boîte à outils RGPD ! >>
Boîte à outils RGPD : Comment l’utiliser ?
Avant toute chose, il vous faudra désigner un DPD dans votre compte Qualifio. Pour ce faire, contactez votre Account Manager et envoyez-lui les coordonnées de cette personne. Cela nous permettra d’affecter le rôle de DPD à la bonne personne au sein de votre entreprise, et de lui conférer les droits et les accès qui vont avec cette fonction importante. Une fois que cela sera fait, vous pourrez nommer différents DPD directement dans Qualifio.
Qu’attendre de la V2 ?
Voici ce que nous pouvons déjà vous dire sur la seconde version de la boîte à outils RGPD…
- La collecte d’adresses IP dans les campagnes anonymes deviendra optionnelle ;
- Nous offrirons la possibilité de n’autoriser l’export de données qu’aux Admins de compte ;
- Afin de s’assurer que les changements apportés à vos documents de protection des données soient vérifiables, nous créerons un système de gestion des versions des textes de consentement pour les opt-ins ;
- À côté de la vue globale de tous les champs d’identification, vous pourrez également suivre de près tous les champs de question ajoutés dans les campagnes de votre compte. Ainsi, vous pourrez être 100% certain(e) que personne dans votre équipe ne collecte de données sensibles, et ce même en dehors des formulaires d’identification ;
- L’accès à la boîte à outils RGPD pourra être limité aux Admins si vous le souhaitez. (Notez qu’aujourd’hui, ces options sont aussi accessibles aux utilisateurs ayant le statut de “Marketer”.)
