{"id":26938,"date":"2017-11-17T15:19:51","date_gmt":"2017-11-17T14:19:51","guid":{"rendered":"https:\/\/qualifio.fidelodev.be\/blog\/rgpd-registre-traitements-pourquoi\/"},"modified":"2022-08-17T17:15:37","modified_gmt":"2022-08-17T15:15:37","slug":"rgpd-registre-traitements-pourquoi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/qualifio.fidelodev.be\/fr\/blog\/rgpd-registre-traitements-pourquoi\/","title":{"rendered":"Le RGPD et le registre de traitements : pourquoi, qui, quoi, comment ?"},"content":{"rendered":"<p>Vous en entendez parler depuis des semaines, voire m\u00eame des mois&nbsp;: le <strong>R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel<\/strong> (\u00ab&nbsp;<a href=\"https:\/\/rgpd.qualifio.fidelodev.be\/fra\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">RGPD<\/a>&nbsp;\u00bb). Ca y est, il est entr\u00e9 en vigueur le&nbsp;<strong>25 mai 2018 !<\/strong>&nbsp;Parmi les <a href=\"https:\/\/qualifio.fidelodev.be\/blog\/fr\/rgpd-tout-ce-que-vous-devez-savoir\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">nouveaut\u00e9s de ce r\u00e8glement europ\u00e9en<\/a> figure l\u2019obligation pour le responsable du traitement ou son sous-traitant de tenir un \u00ab&nbsp;<strong>registre des activit\u00e9s de traitement<\/strong> \u00bb.<\/p>\n<h2>Pourquoi tenir un registre des traitements&nbsp;?<\/h2>\n<p>Premi\u00e8rement, la tenue d\u2019un registre <strong>remplace l\u2019obligation de notification<\/strong> pr\u00e9alable aupr\u00e8s de l\u2019autorit\u00e9 de contr\u00f4le (ex. APD en Belgique, CNIL en France, Autoriteit Persoonsgegevens aux Pays-Bas, AEPD en Espagne\u2026), laquelle engendrait une charge administrative trop importante.<\/p>\n<p>Selon le RGPD, la correcte tenue du registre permettra au responsable du traitement ou \u00e0 son sous-traitant de <strong>d\u00e9montrer<\/strong> \u2013 lors d\u2019un potentiel contr\u00f4le \u2013 <strong>que ses activit\u00e9s de traitement sont conformes<\/strong> aux principes \u00e9dict\u00e9s par le r\u00e8glement.<\/p>\n<p>Dor\u00e9navant, le mot d\u2019ordre est la responsabilisation des entit\u00e9s qui (sous)-traitent des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel. D\u00e8s lors, gr\u00e2ce \u00e0 la bonne tenue de ce registre, celles-ci disposeront d\u2019une <strong>vue d\u2019ensemble des op\u00e9rations de traitement<\/strong>, leur permettant de ma\u00eetriser et de contr\u00f4ler leur conformit\u00e9 avec les nouvelles obligations l\u00e9gales.<\/p>\n<p>Le registre des traitements est, par cons\u00e9quent, un <strong>outil pr\u00e9cieux de mise en conformit\u00e9<\/strong> et g\u00e9n\u00e9ralement un bon point de d\u00e9part pour entamer celle-ci.<\/p>\n<h2>Qui est concern\u00e9 par l\u2019obligation de tenir un registre des traitements&nbsp;?<\/h2>\n<p>En principe, l\u2019obligation de tenir un registre des traitements <strong>concerne tous les responsables de traitement<\/strong> (le cas \u00e9ch\u00e9ant leurs repr\u00e9sentants) et leurs sous-traitants. N\u00e9anmoins, le r\u00e8glement pr\u00e9voit une <strong>exemption, qui reste en pratique tr\u00e8s limit\u00e9e<\/strong>. Les entreprises ou organisations comptant moins de 250 employ\u00e9s ne sont pas contraintes de tenir ce registre, sauf dans les cas suivants&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>le traitement est <strong>non occasionnel<\/strong>, c\u2019est-\u00e0-dire qu\u2019il est habituel. Ainsi, selon les r\u00e9centes recommandations de la CPVP, sont consid\u00e9r\u00e9s comme \u00ab&nbsp;habituels&nbsp;\u00bb les traitements de donn\u00e9es entourant la gestion de la client\u00e8le, la gestion des fournisseurs ou encore la gestion du personnel (ressources humaines) ; ou<\/li>\n<li>le traitement est <strong>susceptible de comporter un risque<\/strong> pour les droits et libert\u00e9s des personnes dont les donn\u00e9es sont trait\u00e9es&nbsp;; ou<\/li>\n<li>le traitement porte sur des <strong>donn\u00e9es dites \u00ab&nbsp;sensibles&nbsp;\u00bb<\/strong> (telles que des donn\u00e9es m\u00e9dicales, relatives \u00e0 l\u2019orientation sexuelle, aux convictions religieuses, philosophiques, politiques, etc.)&nbsp;; ou<\/li>\n<li>le traitement porte sur des <strong>donn\u00e9es judiciaires<\/strong> (ex. condamnations p\u00e9nales).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans la <strong>grande majorit\u00e9 des cas<\/strong>, la tenue d\u2019un registre des traitements s\u2019av\u00e8re <strong>obligatoire<\/strong>. En tout \u00e9tat de cause, sa mise en place est <strong>vivement recommand\u00e9e<\/strong> tant le registre s\u2019av\u00e8re utile dans le cadre de la mise en conformit\u00e9 et du suivi du respect des obligations l\u00e9gales.<\/p>\n<h2>Que faut-il indiquer dans le registre des traitements&nbsp;?<\/h2>\n<p>Les informations \u00e0 indiquer dans le registre varient selon que vous agissez en qualit\u00e9 de \u00ab&nbsp;responsable du traitement&nbsp;\u00bb ou en qualit\u00e9 de \u00ab&nbsp;sous-traitant&nbsp;\u00bb.<\/p>\n<p><strong>Si vous \u00eates \u00ab&nbsp;(co-)responsable du traitement&nbsp;\u00bb<\/strong>, le registre doit recenser, au moins, les informations suivantes&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>votre nom et vos coordonn\u00e9es ainsi que ceux du d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la protection des donn\u00e9es (DPO)&nbsp;;<\/li>\n<li>une description des finalit\u00e9s du traitement, c\u2019est-\u00e0-dire les buts pour lesquels les donn\u00e9es sont trait\u00e9es (ex&nbsp;: gestion de la client\u00e8le, gestion du personnel, etc.)&nbsp;;<\/li>\n<li>une description des cat\u00e9gories de donn\u00e9es trait\u00e9es (par exemple, donn\u00e9es d\u2019identification, donn\u00e9es financi\u00e8res, donn\u00e9es de g\u00e9olocalisation, etc.)<\/li>\n<li>une description des cat\u00e9gories de personnes dont les donn\u00e9es sont trait\u00e9es&nbsp;(ex&nbsp;: clients, visiteurs du site web, prospects, employ\u00e9s, prestataires, mineurs d\u2019\u00e2ge, etc.) ;<\/li>\n<li>les destinataires auxquels les donn\u00e9es ont \u00e9t\u00e9 ou seront communiqu\u00e9es (y compris les destinataires situ\u00e9s dans des pays tiers \u00e0 l\u2019UE)&nbsp;;<\/li>\n<li>les \u00e9ventuels transferts des donn\u00e9es vers un pays tiers ainsi que la documentation attestant de l\u2019existence de garanties appropri\u00e9es entourant chaque transfert&nbsp;;<\/li>\n<li>le d\u00e9lai de conservation pour chaque cat\u00e9gorie de donn\u00e9es&nbsp;;<\/li>\n<li>une description g\u00e9n\u00e9rale des mesures de s\u00e9curit\u00e9 techniques et organisationnelles.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Si vous \u00eates \u00ab&nbsp;sous-traitant&nbsp;\u00bb<\/strong>, le registre devra comporter, au moins, les informations suivantes&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>votre nom et vos coordonn\u00e9es ainsi que ceux du responsable du traitement pour le compte duquel vous agissez ainsi que, le cas \u00e9ch\u00e9ant, les coordonn\u00e9es du d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la protection des donn\u00e9es (DPO)&nbsp;;<\/li>\n<li>les cat\u00e9gories de traitement effectu\u00e9s pour le compte du responsable&nbsp;;<\/li>\n<li>les \u00e9ventuels transferts de donn\u00e9es vers un pays tiers et les documents qui attestent de l\u2019existence de garanties appropri\u00e9es&nbsp;;<\/li>\n<li>une description g\u00e9n\u00e9rale des mesures de s\u00e9curit\u00e9 techniques et organisationnelles.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il s\u2019agit des informations minimales \u00e0 mentionner. Il est donc tout \u00e0 fait possible d\u2019indiquer d\u2019autres \u00e9l\u00e9ments (tels que le fondement l\u00e9gal, le r\u00e9sultat de l\u2019analyse d\u2019impact (si n\u00e9cessaire), etc.).<\/p>\n<h2>En pratique, comment tenir le registre&nbsp;?<\/h2>\n<p>En l\u2019\u00e9tat actuel, il n\u2019existe <strong>aucun mod\u00e8le type obligatoire<\/strong>. Vous \u00eates donc libre de choisir la forme de votre registre. N\u00e9anmoins, celui-ci doit se pr\u00e9senter sous la <strong>forme \u00e9crite<\/strong>, y compris sous une <strong>forme \u00e9lectronique<\/strong>. Il doit \u00eatre clair, compr\u00e9hensible et lisible. L&rsquo;Autorit\u00e9 de Protection des Donn\u00e9es (APD, autorit\u00e9 de contr\u00f4le belge) a toutefois publi\u00e9 un mod\u00e8le de registre ainsi que quelques recommandations accessibles sur son site web.<\/p>\n<p style=\"text-align: center\"><a class=\"qlf-cta\">T\u00e9l\u00e9charger le mod\u00e8le de registre<\/a><\/p>\n<h2>Que risquez-vous si vous ne tenez pas (correctement) le registre des traitements&nbsp;?<\/h2>\n<p>Outre ses pr\u00e9rogatives en tant qu\u2019autorit\u00e9 de contr\u00f4le (\u00e9mettre un avertissement, limiter de mani\u00e8re temporaire ou permanente le traitement, retirer une certification, etc.), celle-ci peut vous condamner au paiement d\u2019une <strong>amende administrative pouvant aller jusqu\u2019\u00e0 10.000,00\u20ac<\/strong> ou jusqu\u2019\u00e0 2% du chiffre d\u2019affaires annuel mondial.<\/p>\n<div class=\"blockarticle4\">\n<h3>Comment la nouvelle l\u00e9gislation RGPD va-t-elle impacter votre marketing et vos efforts de collecte de donn\u00e9es ?<\/h3>\n<p>La nouvelle l\u00e9gislation europ\u00e9enne sur la protection des donn\u00e9es entrera bient\u00f4t en application. En consid\u00e9rant l\u2019impact qu\u2019aura cette l\u00e9gislation sur la fa\u00e7on dont vous g\u00e9rez vos campagnes de marketing et collectez des donn\u00e9es, vous devez vous y pr\u00e9parer et pr\u00e9parer votre soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 ce changement majeur.<\/p>\n<p style=\"text-align: center\"><a class=\"qlf-cta\" href=\"https:\/\/qualifio.fidelodev.be\/fr\/demande-demo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Demander une d\u00e9mo<\/a><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vous en entendez parler depuis des semaines, voire m\u00eame des mois&nbsp;: le R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel (\u00ab&nbsp;RGPD&nbsp;\u00bb). 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